Все мы знаем, что в ИТ-сфере работают Джуниоры, Миддлы, Сеньоры и Лиды. А если мы выйдем из IT, там найдутся свои "уровни": Ведущие специалисты, Главные инженеры, Замы и другие. Если эти звания или должности назначаются не просто "от балды", как это иногда бывает на госслужбе, мы примерно понимаем, с кем имеем дело. Например, Сеньор в IT может руководить направлением и обладает более широкой экспертизой, чем Миддл. А Главный инженер на заводе знает всё о заводском хозяйстве.

Но что насчёт самих предприятий? Можем ли мы оценивать зрелость и организованность компаний по похожей системе? Оказывается, можем. Для этого есть специальная методология под названием "Capability Maturity Model" (CMM), которую можно назвать "Моделью зрелости потенциала". С её помощью можно оценить как всё предприятие целиком, так и отдельные департаменты или отделы.

В основе этой модели лежат 5 уровней зрелости. Таким образом, компании можно оценивать по пятибалльной шкале, как в школе. Есть компании на "троечку", которые с трудом выполняют свою работу. Есть те, кто тянут на "четвёрочку" с более-менее налаженными процессами. А компании на "пятёрочку" — наверное, тоже где-то существуют, но, по опыту, встретить такие — большая удача.

Для того чтобы точно определить уровень зрелости компании, нужно знать её внутренние процессы: стандарты, методологии, способы коммуникации и многое другое. Разумеется, нам никто ничего такого просто так не покажет. Но есть один лайфхак, который позволяет примерно это понять на основе публичной информации. О нём мы расскажем в конце статьи.

На этом уровне компания живёт по принципу "как пойдёт". Здесь практически всё происходит в режиме хаоса и импровизации. Никаких чётких процессов, правил или стандартов — зато много суеты, нерешённых вопросов и "тушения пожаров".

Представьте себе небольшой стартап или совсем молодую компанию. Кто-то берётся за задачу, не зная, как до конца её выполнить, сроки двигаются по три раза, а в какой-то момент заметка "важно-решить-срочно" теряется в чате среди смешных мемов. Если результат достигается, то скорее благодаря личному героизму и упорству отдельных сотрудников, а не слаженной работе.

Такие компании могут даже показывать успехи, но, как правило, надолго этого не хватает. Всё держится на энтузиазме и хаотичных усилиях. Если вдруг ключевые сотрудники уходят, бизнес моментально оказывается в кризисе.

Примерные признаки компании на уровне 1:

• Нет понятия о чётком планировании или регулярных процессах.

• Большая зависимость от "звёздных" сотрудников — тех самых, которые могут делать всё и сразу.

• Результат достигается скорее случайно, чем системно.

• Много дедлайнов пропущено, но "главное, что доделали".

Можно сказать, что такие компании похожи на корабль без руля. Если ветер дует в нужную сторону, они счастливы, но попробуй только поменяй направление ветра — и всё пойдёт ко дну.

Компании, попавшие на этот уровень, наконец-то начинают немного выдыхать. Они преодолели хаос первого уровня и придумали для себя правила игры. Это тот самый момент, когда кто-то в офисе произносит: "Надо бы записать, как мы это делаем, чтобы каждый раз не изобретать велосипед".

Уровень "Повторяемый" означает, что в компании появились базовые процессы, которые можно повторять. Например, вместо того чтобы каждый раз бегать в панике перед запуском маркетинговой кампании, тут уже может быть готовый чек-лист: "Сделайте раз, два, три". И это действительно помогает!

Что характерно для второго уровня:

• Простые инструкции. То, что раньше держалось "на пальцах" у одного человека, теперь превращается в шаблон или минимум какую-то запись. Например, в IT это может быть простое описание, как настраивать сервер или как тестировать продукт.

• Стабильные задачи. Если раньше каждый проект был "новым экспонатом в музее хаоса", то теперь задачи становятся предсказуемыми: компания научилась одинаково решать похожие проблемы.

• На кого опираться? Уровень 2 всё ещё зависит от опытных сотрудников, но теперь новички "не тонут" с первого дня — ведь у них хотя бы есть инструкция!

Пример:
Представьте маленькую турфирму. На уровне 1 каждый тур организовывался с нуля, сотрудники импровизировали, как открыть визу или забронировать номера. На уровне 2 у них появляется базовый процесс: "Шаг 1 — спросите клиента про даты, шаг 2 — проверьте стоимость билетов, шаг 3 — забронируйте отель из базы". Это уже похоже на систему — но не без своих слабостей.

Основные риски уровня 2:

• Процессы зависят от "локальных героев". Если опытный сотрудник уходит, процессы могут начаться "с чистого листа".

• Шаблоны есть, но не всегда их используют. Бывает, что всем лень открыть инструкцию или все просто уверены, что "и так знаем, как это сделать".

• Нет единого подхода: разные отделы могут работать по-разному, а то и вовсе "по настроению".

Итог:
Компании на этом уровне немного окрепли, и у них есть хоть какой-то порядок. Верхушка хаоса осталась позади, но это только начало — без более сильной систематизации дальше не получится двигаться. Уровень 2 — важный шаг на пути компании, но он выглядит как детская стабилизация: они могут повторить прошлый успех, но ещё не готовы к постоянному росту.

По сути, уровень "Повторяемый" — это как подросток, который только научился организовывать свою жизнь: он знает, как делать уроки вовремя, но большие планы составить ещё не может. Двигаемся дальше? 😊

Добро пожаловать на уровень, где компания наконец осознаёт: если не записать всё как надо, то многие будут работать "у кого как". На этом этапе процессы становятся не только формальными, но и унифицированными по всей организации. Например, теперь отдел продаж и отдел логистики наконец договариваются, как правильно взаимодействовать, чтобы не терять заказы.

Что происходит на уровне "Установленный"?
Все основные процессы компании уже описаны, утверждены и стали частью её "рутинной жизни". Каждый сотрудник понимает, как нужно работать в своей области и как его действия связаны с другими сотрудниками или отделами.

Простыми словами:
Если на втором уровне каждый писал инструкции как мог (или не писал вовсе), то на уровне "Установленный" кто-то умный в компании говорит: "Стоп. Давайте мы всё это структурируем и превратим в единый стандарт". Появляются инструкции, процедуры, политики — их понимают все, ими пользуются все.

Примеры признаков:

• Есть чёткая документация. Всё, что было в голове опытных сотрудников или в куче разных шаблонов, превратилось в официальные процедуры. Причём этими процедурами пользуются не только авторы, но и все остальные.

• Процессы стали едиными. Например, если компания участвует в тендерах, то у неё не пять хаотичных способов отправить заявку, а один понятный процесс.

• Корпоративная культура. На этом уровне уже есть определённое "ДНК" компании: принципы, ценности и подходы, которые её сотрудники разделяют и понимают.

• Работа сквозь отделы. Например, HR теперь не просто закрывает вакансии, а нанимает людей, которые впишутся в строгие регламенты компании. А департамент разработки, в свою очередь, докладывает их по единому стандарту.

Пример:
Представьте фабрику, которая производит шоколад. Если на 1 и 2 уровнях рецепты хранились в голове у кондитера Васи, то на уровне 3 всё прописано в документации: сколько граммов сахара, сколько молока, сколько времени должна крутиться мешалка. А если Вася уходит, фабрика продолжает работать идеально, потому что рецепты и процессы уже "встроены в систему".

Основные риски уровня 3:

• Слишком много бюрократии. Иногда компании на этом уровне могут увлечься описанием процессов настолько, что сотрудники начинают тратить больше времени на отчёты, чем на реальную работу.

• Переход через "формализм ради формализма". Если сотрудники не понимают, зачем эти процессы нужны, они начинают их выполнять "для галочки".

Итог:
На уровне "Установленный" компания уже выглядит как зрелая организация. Она систематизировала свою работу, избавилась от хаоса и научилась делиться своими знаниями внутри команды. Однако настал момент подумать, как все эти процессы сделать ещё более эффективными, без лишней бюрократии.

Можно сказать, что компании на уровне 3 — это как взрослый человек, который научился управлять своим временем, но иногда всё ещё задаётся вопросом: "А зачем я вообще это делаю?". На этом уровне путь к совершенству только начинается.

Добро пожаловать на уровень компании, которая начала реально управлять своими процессами, а не просто следовать им. Здесь больше не приходится гадать, что сработает, а что нет — всё уже измерено, проанализировано и доработано. Компании на уровне "Управляемый" буквально держат руку на пульсе своих операций.

Что происходит на этом уровне?
Если на уровне 3 процессы были установлены и зафиксированы в документации, то теперь компанию интересуют цифры и статистика. Она измеряет всё, что можно: сколько времени уходит на выполнение задачи, насколько эффективен каждый процесс, сколько ошибок возникает, и самое главное — как можно их сократить.

Простыми словами:
На этом уровне компания не просто работает по инструкциям. Она анализирует, насколько хорошо работают её стандарты и процедуры, а затем улучшает их по результатам анализа. Ключевое слово здесь — управление данными.

Признаки уровня "Управляемый":

• Мониторинг и измерения: Все важные процессы компании измеряются. Например, в IT фиксируют время разработки фичи, количество багов и процент завершённых задач.

• Прогнозы: Компания уже понимает, сколько она может сделать и как быстро. Например, если это производство, то она знает: один станок производит 100 деталей в час, а в месяц её общий объём продукции — 3000 деталей.

• Контроль качества: Здесь внедряются системы контроля качества, которые помогают отслеживать, где возможно улучшение, и предупреждать проблемы до их появления.

Пример:
Представьте логистическую компанию. На уровне 3 эта компания уже имела стандартизированный процесс доставки грузов. На уровне 4 она внедрила автоматизированную систему, которая отслеживает время доставки, учитывает задержки, и даже предсказывает, каким маршрутом груз приедет быстрее.

Основные риски уровня 4:

• Чрезмерная зависимость от анализа. Компания может увлечься сбором данных настолько, что начнёт измерять всё подряд, включая совершенно бесполезные метрики.

• Потеря гибкости. Слишком строгий контроль и фокус на оптимизации могут сделать компанию медленной в реагировании на неожиданные изменения.

Итог:
Компании на уровне "Управляемый" уже выглядят как настоящие профессионалы. Они перестали зависеть от случайностей и имеют полное понимание своих процессов, качества работы и прогресса. Это тот уровень, который достигается упорной работой.

Можно сказать, что уровень "Управляемый" — это как зрелый взрослый, который научился не только планировать свой день, но и знает, как тренировать себя для лучшей эффективности. Однако впереди ещё последний шаг: перейти от управления ко вдохновению и инновациям.

Вот он, олимп бизнес-зрелости — уровень "Оптимизированный". Это не просто компания с эффективными процессами, строгим контролем и продуманной системой управления. Это организация, которая вкладывает своё время и ресурсы в постоянное улучшение и инновации.

Компании на этом уровне не боятся задавать себе главный вопрос: "Как сделать лучше, чем мы делаем сейчас?" Они не просто оптимизируют свои процессы раз в год — они вносят улучшения постоянно, на каждом этапе, и превращают это в неотъемлемую часть своей культуры.

Что отличает компании уровня 5?
Компания на этом уровне уже умеет не просто управлять процессами, но и… изобретать что-то новое. Её процессы настолько отточены, что позволяют экспериментировать, внедрять идеи и сразу их тестировать.

Простыми словами:
Если на уровне 4 компания контролировала каждый шаг, то на уровне 5 она начинает задавать вопросы вроде: "А зачем мы вообще этот шаг делаем? Может, можно по-другому?" или "Какие новые технологии помогут нам улучшить результат?".

Признаки "Оптимизированного" уровня:

• Фокус на инновациях. Компания не боится экспериментов и тестирует новшества, чтобы стать лучше.

• Непрерывное совершенствование. Это уже не разовая задача, а привычка. Руководители и сотрудники всегда думают, как сделать процессы, продукты или услуги более эффективными.

• Глубокий анализ. На этом уровне используются продвинутые аналитические инструменты, искусственный интеллект и технологии для поиска точек роста.

Пример:
Представьте авиакомпанию. На уровне 4 она отслеживала время вылета каждого рейса, контролировала обслуживание на борту и процент опозданий. На уровне 5 она внедряет новую технологию, которая автоматически пересчитывает расписание, чтобы предотвратить любые задержки. Параллельно она тестирует инновационные способы посадки пассажиров, чтобы ускорить процесс и сделать его комфортнее.

Основные риски уровня 5:

• Чрезмерная ставка на инновации. Иногда эксперименты могут стать слишком смелыми, и это приводит к потерям, если идея "не взлетает".

• Затраты. Постоянные вложения в улучшения требуют серьёзных финансовых ресурсов и могут быть неподъёмными для небольших компаний.

Итог:
Компании уровня "Оптимизированный" — это редкие "единороги". Они не только создали стабильные процессы, но и внесли в них дух постоянных изменений. Это организации, которые живут по принципу: "Сегодняшний успех — это только начало завтрашних улучшений".

Можно сказать, что это как опытный мастер, который досконально знает своё ремесло и каждый день придумывает лучшее, более изящное или эффективное решение. Уровень 5 — это не только класс, но и вдохновение для других.

А вот и нет, уровня 6 не существует (по крайней мере, официально). Но ведь и у "идеального" пятого уровня есть свои недостатки: слишком сильная ставка на инновации может иногда приводить к ошибкам, а чрезмерное внимание к постоянным улучшениям может мешать удерживать фокус на ключевых задачах.

Так что, может, стоит придумать Уровень 6? Какой он может быть? Возможно, это "интуитивный уровень", где все процессы настолько совершенны, что работают почти автоматически, а компания вообще думает не о выживании, росте или инновациях, а о значении для общества?

Ну, как говорится, подумаем об этом в комментариях. У кого есть идеи уровня 6 — не держите их в себе! 😊

Лайфхак: Как оценить уровень зрелости публичной компании?

Вы хотите понять, насколько зрелая какая-то публичная компания, но совершенно очевидно, что вас не пустят в её процессы с блокнотом и вопросами? Не беда! Есть способ оценить это приблизительно — использовать информацию, которая и так доступна.

Секрет в кредитном рейтинге.

Кредитные агентства, такие как Standard & Poor’s (S&P), Moody’s или Fitch, дают компаниям кредитные рейтинги на основе их надёжности, устойчивости, управления финансами и общей зрелости. Сами кредиторы крайне не любят связываться с беспорядком, поэтому высокий рейтинг почти всегда говорит о хорошей системе управления и отлаженных процессах.

Вот как это может выглядеть в разрезе уровней CMM:

• BB и ниже: Это уровень 1 (Начальный). Такая компания ещё "качается" — управленческий хаос, постоянные риски и нестабильность. Большая вероятность, что они потратят последний рубль на ликвидацию очередной проблемы.

• BBB: Уровень 2 (Повторяемый). Компания вроде бы на ногах, но ещё далека от настоящей зрелости. Основные процессы стабилизировались, но многое держится на ключевых фигурах. Их успех часто зависит от удачи.

• A - AA: Уровень 3 (Установленный). Это компании, в которых процессы уже чётко описаны и относительно хорошо работают. Они знают, как решать свои задачи, и делают это стабильно.

• AAA: Уровень 4 (Управляемый) или даже 5 (Оптимизированный). Высшая оценка практически всегда означает, что бизнес настроен как "идеальные часы". Прозрачные процессы, строгий контроль качества, управление на основе данных, и инновации идут параллельно с надёжностью.

Почему это работает?

Кредитные рейтинги отражают уровень ответственности компании перед её кредиторами. А ответственность достигается именно через зрелость управления. Чем более развитая компания, тем предсказуемее её поведение и результаты — и агентства это прекрасно умеют считать.

Дополнение:
Рейтинг, конечно, не даёт идеальной картины. Кредитным агентствам мало интересны нюансы внутренней работы, фокус у них узкий. Но для "поверхностной оценки" это отличный инструмент. Так что загляните на сайт кредитного агентства, найдите рейтинги компании, и вы получите неплохую идею о том, насколько она зрелая!

Примеры: Оценка зрелости известных компаний по кредитным рейтингам

Чтобы показать, как работает связь между кредитным рейтингом и уровнем зрелости, возьмём несколько публичных компаний с их официальными рейтингами от известных агентств — таких как Standard & Poor’s (S&P), Moody’s и Fitch.

1. Газпром

   • Кредитный рейтинг (S&P, 2021): BBB

   • Предположительный уровень зрелости: 2 - Повторяемый

   • Газпром имеет рейтинг инвестиционного уровня, но он не самый высокий. Это говорит о том, что процессы и управление в компании стабильны, но всё ещё подвержены рискам. Возможно, есть зависимость от внешних факторов — экономических колебаний или ключевых фигур в управлении.

2. Tesla

   • Кредитный рейтинг (Moody’s, 2023): Baa3

   • Предположительный уровень зрелости: 2 - Повторяемый

   • Tesla сильно зависит от своих инновационных продуктов и рынков сбыта. Компания быстро растёт, но её процессы ещё не настолько стабильны, как у зрелых корпораций уровня 4 или 5. Это типичный пример быстро масштабируемой компании.

3. Coca-Cola

   • Кредитный рейтинг (Fitch, 2023): A+

   • Предположительный уровень зрелости: 3-4 — Установленный/Управляемый
     Coca-Cola — это компания с глубокими корнями в своей отрасли, стабильными процессами и чётким подходом к глобальному рынку. Они контролируют каждый аспект производства, маркетинга и продаж.

4. Amazon

   • Кредитный рейтинг (S&P, 2023): AA-

   • Предположительный уровень зрелости: 4 — Управляемый
     Amazon — это идеальный пример компании на четвёртом уровне: чёткая цепочка поставок, контроль качества, аналитика данных. Компания умеет управлять процессами на глобальном уровне, а её стабильно высокий рейтинг это подтверждает.

А есть ли компании с рейтингом AAA?

1. Microsoft

   • Кредитный рейтинг (S&P, 2023): AAA

   • Почему?
     Microsoft — одна из самых стабильных технологических компаний в мире. Её огромные финансовые резервы, регулярная прибыль от облачных сервисов (Azure), стабильный рост и доминирующая доля на рынке программного обеспечения делают её практически неприкасаемой в плане финансовых рисков.

2. Johnson & Johnson

   • Кредитный рейтинг (S&P, 2023): AAA

   • Почему?
     Производитель медицинских товаров и фармацевтической продукции. Johnson & Johnson демонстрирует постоянный рост, хорошо диверсифицированный бизнес и способность выдерживать экономические колебания. Этот рейтинг отражает не только их финансовую устойчивость, но и высокую репутацию на рынке.

3. Apple

• Примечание: У Apple нет официального AAA-рейтинга, она чаще держится на уровне AA+, потому что компания сильно зависит от продаж устройств и конкуренций. Но иногда её называют "неофициальным AAA", учитывая её огромный запас наличности.

Прочие мои публикации вы можете прочитать в ленте: Уставший босс

В чём суть этой практики?

Представим завод Тойота и конвейер, на котором происходит сборка автомобилей: от сварки кузова до обшивки салона. Вдруг становится очевидно, что на одном из участков сборка ведётся с откровенным браком. Что делают сотрудники? Они дергают специальный шнур, который напоминает привод гудка на пароходе. В этот момент загорается красная лампочка, и конвейер останавливается. Все сотрудники оперативно собираются у проблемного участка, чтобы сообща найти и устранить причину проблемы. После этого конвейер снова запускается.

Почему это важно?

Если конвейер не остановить вовремя, склад готовой продукции может оказаться завален бракованными машинами. Их затем придётся либо утилизировать, либо дорабатывать вручную, а это затратно и влечёт дополнительные риски.

Если же конвейер останавливается при обнаружении проблемы, процент брака существенно снижается, а иногда дефекты удаётся устранить полностью. Так достигается бесконечное Continuous Improvement (непрерывное улучшение).

Как это связано с другими областями?

Возьмём, например, сферу ИТ. Представим, что мы работаем над проектом с жёстко ограниченными сроками. В процессе работы выясняется, что определённый процесс нельзя выполнить эффективно в рамках заданных сроков, например, потому что сотрудники ранее не имели опыта выполнения подобных задач.

У нас есть два варианта:

1. Потратить 3–5 дней на исследования, чтобы разобраться, как выполнить задачу качественно.

2. Не тратить время на исследования, сделать задачу «как получится» (подход «и так сойдёт»), но уложиться в срок.

На первый взгляд второй вариант кажется привлекательным, но он приводит к проблемам. Допустим, вы записали эту задачу в технический долг и планируете доработать её после завершения проекта. На практике это может занять не 3–5 дней, а уже 3–5 недель (если не больше). О росте стоимости работы я даже не говорю.

Вывод

Внедряйте Andon cord в своих командах. Этот подход помогает вовремя выявлять и исправлять проблемы, предотвращая их перерастание в более серьёзные и дорогостоящие дефекты. Своевременно остановленные процессы и своевременно решённые задачи — залог качества и успешного результата.

P/S Есть стойкая ассоциация с фильмом Interstellar

Разумеется

Когда проектов было мало, справлялся блокнотами, но потом дела пошли в гору и нужно было делегировать команде задачи, каковых по каждому проекту набиралось десятки.

Поэтому блокнот как инструмент для таск-трекинга я разбирать не буду, а расскажу каким софтом успел попользоваться, какие впечатления и где в итоге остался. Погнали)

Trello

https://trello.com/

База, которую я конечно же попробовал, но не смог там остаться. По причине того, что было неудобно писать большие ТЗ и оставлять их внутри карточки.

И в целом, на тот момент я еще не очень понимал как правильно делить по доскам управление проектами, с учетом того, что я хотел еще и фиксировать финансовые детали, которые не должны были видеть другие участники рабочих процессов. В общем, не пошло.

Хотя в целом инструмент Trello это действительно крутое решение для малых команд, с минимум заморочек.

Из плюсов:

• Быстрый старт работы

• Бесплатный широкий функционал

• Наличие приложения

Блокноты онлайн

https://notepad-online.com/v2/ru

После я достаточно долго работал в облачных блокнотах, которые использовал как сегодня мы все используем Google документы - делился ТЗ и в нем фиксировали все детали проекта, а также суммы оплат и прочие детали.

Ссылку на подобный блокнот получал сотрудник и мы в нем даже вели некий баг-трекинг, но это было ужасно с точки зрения многопользовательской работы и всё равно уходили все обсуждения в чаты.

Из плюсов:

• Простота

• Бесплатная работа

• Всё:)

Yougile = Trello 2.0

https://ru.yougile.com/

Потом я понял что проблема не в инструменте, а в подходе и изучив вопрос управления проектами вернулся в Trello, только уже на российский аналог - Yougile.

Так как у меня был опыт работы с досками и ранние попытки поделить проектное управления по доскам, я начал работу в системе за 5 минут и достаточно быстро стартанул и даже собрал себе CRM внутри сервиса, т.к. к тому времени и потом заявок уже был не маленький и нужно было как минимум их все не растерять.

Внутри каждой задачи есть чат, что мне не очень пригодилось, но знаю команды кто всё общение строят внутри таск-трекров.

Плюсы сервиса:

• Бесплатный для небольших команд

• Есть приложение

• Интересная идея что внутри каждой задачи чат

В этой системе мы с командой работали дольше всего. Задачи хранили в Yougile, рекламенты и чек-листы в Google документах и таблицах. А финансовый учет вел в отдельной программе.

O!task

https://otask.ru

Спустя время понял, что хочется объединить все инструменты которые мне нужны в одном, после чего случился O!task.

Внутри у меня заведены все основные компоненты - разработка и дизайн работают в планировщике, продавцы в разделе с CRM, все регламенты у нас в базе знаний, а учет финансов в разделе фин.учета.

И что для меня было особенно важным - есть возможность разграничения гибких ролей по доступу к разделам и даннымю

Из плюсов:

• Привычный вид досок

• Распределение задач по проектам

• Ведение CRM и базы знаний

• Настройка ролей доступа

Здесь работаем последние 2 года и никуда не собираемся:)

А какими инструментами пользуетесь вы?

Привет! Меня зовут Артём, я проджект-менеджер в компании, которая разрабатывает SaaS-продукт. Наша команда стабильно растёт, появляются новые процессы, интеграции, всё усложняется. В какой-то момент мы заметили, что тратим больше времени на поиск информации, чем на саму работу.

Инструкции хранятся в разных папках, проектная документация — в облаке, клиентские кейсы остаются в мёртвых чатах. Новым людям приходится собирать знания по крупицам, а онбординг сопровождается кучей вопросов, которые занимают время у лидов.

В 2024 году решили навести порядок и выбрать систему управления знаниями, которая соберёт всё в одном месте. Разбирали варианты, тестировали, сравнивали.

Делюсь подробным обзором трёх российских сервисов.

По каким критериям оценивали системы управления знаниями

Для того чтобы объективно сравнить платформы, мы выделили четыре главных критерия, которые влияют на удобство использования, внедрение и на работу с информацией.

• Функциональные возможности. В корпоративной системе управления знаниями команде нужно совместное редактирование, комментарии к статьям и история изменений, чтобы не терять актуальные версии.

Также я искал систему с интеграциями и API, чтобы связать её с другими инструментами.

Важна и визуализация: диаграммы, интеллект-карты и схемы должны помогать структурировать информацию. А для технической документации требовалась поддержка Markdown, PlantUML и наличие редактора кода.

• Порог вхождения. Мы смотрели на то, насколько легко разобраться в системе управления знаниями без инструкций. Важно, чтобы интерфейс был понятным, а поиск работал быстро и точно, иначе сотрудники будут тратить время на пролистывание сотен страниц.

Также проверяли, можно ли настроить базу знаний без помощи IT-специалистов и есть ли обучающие материалы или поддержка, которые помогут при сложностях.

• Гибкость и кастомизация. Для меня главное — возможность гибко управлять доступом: кто редактирует, кто только просматривает, а где нужен ограниченный доступ для отдельных команд.

Ещё критично, чтобы система управления знаниями интегрировалась с корпоративными таск-трекерами и другими системами. А вот настройка интерфейса в плане цветов и логотипов скорее приятный бонус.

Теперь перехожу к разбору.

Система управления знаниями Minerva Knowledge — умный поиск и AI Copilot

Сайт Minervasoft.

Одним из самых удачных решений стала система управления знаниями Minerva Knowledge. В ней хорошо сбалансировали функциональность и удобство использования. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Маленьким командам лучше найти что-то попроще. И подешевле.

Система не слишком освещена в интернет-пространстве. Это странно, учитывая, что на рынке она уже больше пяти лет. Её предложил наш HRD.

Функциональные возможности

✅ Плюсы

Продвинутый редактор контента. Система управления знаниями поддерживает форматирование текста и инструменты для работы с техническим контентом. В ней можно создавать шаблоны, использовать диаграммы Draw.io и PlantUML, а также в неё можно встраивать данные из внешних сервисов, таких как «Яндекс Карты», YouTube, Google Docs и Miro. Макросы из Confluence позволяют автоматизировать часть действий, добавлять динамический контент и интерактивные элементы.

Сервис включает разметку Markdown — быстрое форматирование текста, списков, заголовков без сложных инструментов.

А также редактор кода и ссылки на него. Можно привязываться к конкретным строкам при составлении документации.

Удобная структура контента. Документы можно объединять в разделы и категории, выстраивая иерархию.

Система управления знаниями в компании также поддерживает сквозные ссылки, благодаря которым можно связывать материалы между собой. Полезно, когда один и тот же документ нужен в нескольких местах — например, если инструкция используется в разных процессах.

Совместная работа. Несколько пользователей могут одновременно работать с документами. Все изменения сохраняются в истории, что позволяет откатить материал к любой предыдущей версии. Если в документ внесены правки, система уведомляет всех, кто использует этот материал в работе.

Интеграция с другими системами и AI-помощник. СУЗ интегрируется с корпоративными системами через API и может работать в формате виджета с ИИ-ассистентом. Он анализирует содержимое базы знаний, учитывает контекст запросов и выдаёт релевантные результаты. В отличие от LLM-моделей, Copilot работает только с внутренними данными, что исключает галлюцинации.

Индивидуальные шаблоны для разных типов контента. Система управления знаниями позволяет создавать преднастроенные шаблоны под разные задачи: под документацию, инструкции, гайды, чек-листы, отчёты. Это помогает стандартизировать материалы и ускоряет их создание.

❌ Недостатки

Не все макросы из Confluence перенесены. В Minerva Knowledge есть более 25 макросов, включая самые востребованные в IT, но, если вашей команде нужны специфические макросы, добавить их можно только через техподдержку. Это потребует дополнительного времени при миграции с Confluence.

Порог вхождения

✅ Плюсы

Понятный интерфейс. Интерфейс лаконичный, без лишних элементов. Дашборды не перегружены, навигация устроена так, чтобы основные функции были легкодоступны.

Есть обучающие материалы. На сайте вендора опубликованы пользовательская документация и инструкция по установке. А ещё проводится персональная демонстрация проекта, которую можно сохранить с ответами на все вопросы.

Есть поддержка после внедрения. Для связи с технической поддержкой Minervasoft предлагает несколько каналов коммуникации, например чат в Telegram или др.

Интеллектуальный поиск. Корпоративная система управления знаниями не только работает по ключевым словам, но и анализирует контекст. Например, если искать «настройка PostgreSQL», система покажет не только статьи с этими словами, но и документы с инструкциями по оптимизации БД, чек-листы по бэкапам и даже обсуждения в комментариях. Понимает запросы с опечатками.

❌ Недостатки

Здесь ничего конкретного сказать не могу. Наши потребности закрывает.

Гибкость и кастомизация

✅ Плюсы

Настройка доступа. Можно установить разные права для пользователей: кто может редактировать, комментировать или просто просматривать документы. Ещё есть такая фича — размещение части внутренних знаний в публичном пространстве для соискателей, клиентов и партнёров на брендированном портале.

Быстрый старт работы. Все базовые функции доступны без сложных настроек, можно сразу начать использовать сервис.

❌ Недостатки

Миграция из других систем требует времени. Если у компании большая база знаний в другой системе (например, десятки тысяч страниц в Confluence), процесс переноса может занять время. В некоторых случаях потребуется адаптация контента под структуру Minerva Knowledge, но сервис предлагает инструменты для упрощения миграции и поддержку на всех этапах перехода.

Что в итоге: для нас она оказалась лучшей системой управления знаниями, потому что похожа на Confluence. Для технической команды есть все необходимые инструменты и интеграции. В качестве бонуса — Copilot, который пока представлен только в Битриксе, по моим сведениям.

Система управления знаниями WEEEK — база знаний, таск-трекер и всё-всё

Сайт WEEEK.

В отличие от первой СУЗ, о WEEEK, наверное, слышали уже все. Помимо базы знаний, он включает CRM и функции управления проектами. Подойдёт командам любого масштаба, которые ищут несколько инструментов сразу.

Функциональные возможности

✅ Плюсы

Базовый редактор контента. В блочном редакторе WEEEK можно форматировать текст с заголовками разного уровня, списками, цветным выделением, а также добавлять код. Есть возможность прикреплять вложения из сторонних сервисов, например онлайн-карты или макеты из Figma, с помощью фреймов.

Понятная структура. Документы в системе управления знаниями можно организовывать по нескольким категориям: личные, доступные для команды, избранные и архивные. Можно строить иерархическую структуру с вложенными документами.

Внутри документов можно создавать ссылки на другие статьи из базы знаний с помощью упоминаний.

Совместная работа. Совместное редактирование в WEEEK позволяет нескольким пользователям одновременно вносить в документ изменения, и они появляются в реальном времени.

Интеграция с другими системами. СУЗ интегрируется с Miro, Figma, Google Workspace, календарями и Airtable. Также доступен API.

❌ Недостатки

Редактор не подходит для технических команд. Система управления корпоративными знаниями не поддерживает Markdown, макросы, PlantUML. Редактор кода хоть и доступен, но не подсвечивает синтаксис.

Нет версионности. WEEEK не сохраняет предыдущие версии документов, и нет возможности откатиться к более ранним редакциям.

Ограниченное число шаблонов. Есть несколько шаблонов для разных отделов. Для IT-команд их всего три — для продакт-менеджмента.

Порог вхождения

✅ Плюсы

Понятный интерфейс. У WEEEK интуитивно понятный интерфейс с панелью документов и рабочей областью со всеми стандартными возможностями.

Есть обучающие материалы. На официальном сайте доступно руководство по тому, как создавать документы и управлять ими внутри рабочего пространства. Также у вендора есть ютуб-канал с видеоинструкциями.

Есть поддержка после внедрения. WEEEK предоставляет поддержку через Telegram-бота и общий чат пользователей. Также есть справочный центр на сайте с руководствами и часто задаваемыми вопросами.

❌ Недостатки

Слабый поиск. Поиск этой системы управления знаниями не учитывает контекст и не показывает результаты, если в запросе есть опечатки.

Гибкость и кастомизация

✅ Плюсы

Настройка доступов. Предусмотрены три уровня прав: редактирование, комментирование и чтение. Эти права можно настраивать как для отдельных пользователей, так и для групп, включая возможность создания кастомных ролей с индивидуальными разрешениями.

Публичные ссылки. Можно публиковать документы из базы знаний в интернете и делиться, в частности, с теми, кто не зарегистрирован в WEEEK.

❌ Недостатки

Функции зависят от тарифа. Настройки доступа в системе управления знаниями ограничены на менее дешёвых тарифах.

Что в итоге: WEEEK сильно уступает Minerva Knowledge по возможностям для IT-команд. Да и в целом некоторые важные фичи вроде умного поиска здесь реализованы слабее.

Система управления знаниями Yandex Wiki — интеграция с экосистемой «Яндекса»

Сайт Yandex Wiki.

Yandex Wiki — это корпоративная база знаний, встроенная в экосистему «Яндекса». Она позволяет хранить, структурировать и редактировать документацию, а также интегрируется с Yandex Tracker, Yandex Forms и «Яндекс Диском».

Подойдёт тем, кто уже использует другие сервисы «Яндекса» и хочет собрать процессы в едином пространстве.

Рассматривали софт, потому что компания думала о переезде в экосистему.

Функциональные возможности

✅ Плюсы

Хороший редактор. Визуальный редактор системы управления знаниями в компании поддерживает форматирование, списки, изображения и таблицы, включая динамические. В Markdown-разметке можно редактировать текст с предварительным просмотром. Поддерживает интеграцию с PlantUML.

Глубокая интеграция с экосистемой «Яндекса». Можно прикреплять файлы из «Яндекс Диска», добавлять задачи из Yandex Tracker и формы из Yandex Forms. Поиск работает на базе «Яндекс Поиска», учитывая корпоративные данные. Если компания использует Yandex Cloud, Wiki можно интегрировать с облачными сервисами, API и DevOps-инструментами, такими как Managed Kubernetes, API Gateway и Yandex Query.

Совместная работа. Можно редактировать документы вместе — правки отображаются в реальном времени, а вся история изменений сохраняется, так что всегда можно откатиться к предыдущей версии. В системе управления корпоративными знаниями есть функция комментариев, но, если нужны продвинутые инструменты для согласования, например рецензирование или утверждение изменений, их тут нет.

Понятная структура. Yandex Wiki поддерживает многоуровневую структуру разделов, подразделов и страниц, что помогает организовывать информацию. Внутри страниц можно прикреплять файлы (PDF, XLS), а также ссылаться на справочники и статьи, что упрощает доступ к связанным материалам.

Привязка статей к тикетам и задачам. В Yandex Tracker можно привязывать к задачам статьи из Yandex Wiki. Разработчик открывает тикет и сразу видит нужную документацию, не тратя время на поиск. Это удобно, когда в процессе работы появляются новые требования или уточнения.

❌ Недостатки

Нет шаблонов документации. В отличие от Confluence, в Yandex Wiki нет готовых шаблонов для API-документации, гайдов и других стандартных форматов.

Слабый редактор кода. В системе управления знаниями можно вставлять код, но без подсветки синтаксиса.

Ограниченные интеграции. Сервис тесно связан с продуктами «Яндекса», но не предлагает открытый API для подключения сторонних решений и автоматизации.

Порог вхождения

✅ Плюсы

Понятный интерфейс. Навигация интуитивная, особенно если уже работали с другими сервисами «Яндекса». Разобраться в основных функциях можно без инструкций.

При этом создание статьи может выглядеть непривычно.

Удобный поиск. Работает на базе «Яндекс Поиска», быстро находит документы, даже если запрос неточный.

Есть справочный центр. В системе управления знаниями есть портал с инструкциями по каждой функции.

Гибкость и кастомизация

К сожалению, как таковыми возможностями по персонализации Yandex Wiki не отличается.

❌ Недостатки

Проблемы с настройкой доступов. В Yandex Wiki нельзя настроить роли с разными уровнями доступа к разделам. Например, тестировщики не могут видеть только инструкции, а разработчики — весь технический стек. Доступ задаётся для отдельных страниц или разделов, но role-based-модели нет.

Ограниченные интеграции. Сервис этой корпоративной системы управления знаниями тесно связан с продуктами «Яндекса», но не предлагает открытый API для подключения сторонних решений и автоматизации.

Что в итоге: на экосистему «Яндекса» не перешли, но в целом есть сомнения, насколько нам бы хватило функционала для технической документации.

В итоге мы протестировали три российские системы управления знаниями, каждая из которых имеет свои сильные и слабые стороны.

Minerva Knowledge оказалась наиболее функциональной для IT-команд: мощный поиск, AI Copilot, интеграции и инструменты для технической документации. Однако при переносе крупной базы знаний (от десятков тысяч до сотен тысяч страниц) процесс миграции может потребовать дополнительного времени на адаптацию и настройку.

WEEEK подойдёт тем, кто ищет универсальный инструмент с задачами и CRM, но для разработчиков возможностей маловато: нет Markdown, слабый редактор кода и нет версионности.

Система управления знаниями Yandex Wiki хорошо вписывается в экосистему «Яндекса», но уступает в гибкости и поддержке технического контента.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Расскажите, что используете в своих проектах?

Пример:

Что сделать: подготовить коммерческое предложение для клиента.

Зачем: чтобы закрыть сделку до конца месяца.

Ответственный: Мария.

Дедлайн: до 13:00 11.04 (пятница).

Один источник для постановки задач

Когда задачи дублируются в чате, почте, личных сообщениях и трекере, сотрудники теряются: «Я это уже сделал? Или это новая задача? А где ее искать?». Один источник — это как единая база данных. Все видят, что актуально, а что устарело. Для этого используйте рабочий чат или любой таск-трекер.

Отчет о выполнении задач

Пока задача не отмечена, как выполненная, она висит в воздухе. Сотрудник молчит и думает, что он выполнил задачу, а руководитель гадает: «Можно ли двигаться дальше?».

Введите правило: «выполнил задачу – отписался об этом в чат». Тогда все будут понимать, как идет работа над проектом и кому нужно приступать к работе над следующей задачей. А ошибки и недочеты будут исправляться в разы быстрее.

Пример: дизайнер пишет в чат: «Макет для логотипа готов по этой ссылке: http://готовыймакет. Жду фидбэк».
Теперь все знают: задача завершена, следующий шаг — согласование.

Обратная связь сотрудникам

Не забывайте давать обратную связь для сотрудников по выполненным задачам. Делайте это как можно оперативнее, пока задача свежа в памяти, а не копите до следующего рабочего совещания.

Начинайте с позитива любую обратную связь, даже если задача выполнена плохо. Это поможет настроить сотрудника на диалог и снять защитную реакцию.

Пример: «Здорово, что ты сам предложил идею для проекта» — начало с похвалы.

«Но срок сорван из-за того, что этап согласования начали слишком поздно» — а после разбор того, что сделано не так.

Еще пример: «Круто, что использовал новый шрифт — это выделяет нас» – позитивное начало.

«Но логотип клиента теряется на фоне» – о том, что не так.

«Давай увеличим его на 20% и проверим, как выглядит в мобильной версии?» – предложение решения.

Как изменилось взаимодействие Бориса с командой

Борис теперь занимается выстраиванием стратегии для своего бизнеса. Его команда не мечется между задачами, а движется к четко поставленным целям.

А рабочий чат выглядит так:

Если хотите узнать больше инструментов для постановки задач — ждем в нашем ТГ канале.

В-четвёртых, главный и очевидный (но как будто бы не всем) вывод: контролировать нужно не процесс «сотрудник заявление на выход в субботу подал – ты ему это заявление подписал – он о выходе в субботу в понедельник формально отчитался», а результат овертаймов. Для этого пара базовых вопросов:

• что собираешься делать?

• какие результаты планируешь получить?

• почему в выходной и что произойдёт, если не?

• какие результаты работы по итогу? Обещания/реальность, с менеджерским воздействием, если нужно.

В идеале дополнить вопросом «за бюджет какого проекта банкет», но это, думаю, не про РФЯЦ-ВНИИЭФ ещё. Да, впрочем, и во многих других компаниях учёт затрат настолько детально вести не умеют. Зона учётного роста.

Другие частые управленческие ошибки разбираю на примере конкретных кейсов у себя на канале. Нескучно пишу про управление людьми и изменениями