Как мы искали систему управления знаниями для IT-команды: подробный обзор 3-х российских сервисов
Привет! Меня зовут Артём, я проджект-менеджер в компании, которая разрабатывает SaaS-продукт. Наша команда стабильно растёт, появляются новые процессы, интеграции, всё усложняется. В какой-то момент мы заметили, что тратим больше времени на поиск информации, чем на саму работу.
Инструкции хранятся в разных папках, проектная документация — в облаке, клиентские кейсы остаются в мёртвых чатах. Новым людям приходится собирать знания по крупицам, а онбординг сопровождается кучей вопросов, которые занимают время у лидов.
В 2024 году решили навести порядок и выбрать систему управления знаниями, которая соберёт всё в одном месте. Разбирали варианты, тестировали, сравнивали.
Делюсь подробным обзором трёх российских сервисов.
По каким критериям оценивали системы управления знаниями
Для того чтобы объективно сравнить платформы, мы выделили четыре главных критерия, которые влияют на удобство использования, внедрение и на работу с информацией.
Функциональные возможности. В корпоративной системе управления знаниями команде нужно совместное редактирование, комментарии к статьям и история изменений, чтобы не терять актуальные версии.
Также я искал систему с интеграциями и API, чтобы связать её с другими инструментами.
Важна и визуализация: диаграммы, интеллект-карты и схемы должны помогать структурировать информацию. А для технической документации требовалась поддержка Markdown, PlantUML и наличие редактора кода.
Порог вхождения. Мы смотрели на то, насколько легко разобраться в системе управления знаниями без инструкций. Важно, чтобы интерфейс был понятным, а поиск работал быстро и точно, иначе сотрудники будут тратить время на пролистывание сотен страниц.
Также проверяли, можно ли настроить базу знаний без помощи IT-специалистов и есть ли обучающие материалы или поддержка, которые помогут при сложностях.
Гибкость и кастомизация. Для меня главное — возможность гибко управлять доступом: кто редактирует, кто только просматривает, а где нужен ограниченный доступ для отдельных команд.
Ещё критично, чтобы система управления знаниями интегрировалась с корпоративными таск-трекерами и другими системами. А вот настройка интерфейса в плане цветов и логотипов скорее приятный бонус.
Теперь перехожу к разбору.
Система управления знаниями Minerva Knowledge — умный поиск и AI Copilot
Сайт Minervasoft.
Одним из самых удачных решений стала система управления знаниями Minerva Knowledge. В ней хорошо сбалансировали функциональность и удобство использования. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Маленьким командам лучше найти что-то попроще. И подешевле.
Система не слишком освещена в интернет-пространстве. Это странно, учитывая, что на рынке она уже больше пяти лет. Её предложил наш HRD.
Функциональные возможности
✅ Плюсы
Продвинутый редактор контента. Система управления знаниями поддерживает форматирование текста и инструменты для работы с техническим контентом. В ней можно создавать шаблоны, использовать диаграммы Draw.io и PlantUML, а также в неё можно встраивать данные из внешних сервисов, таких как «Яндекс Карты», YouTube, Google Docs и Miro. Макросы из Confluence позволяют автоматизировать часть действий, добавлять динамический контент и интерактивные элементы.
Сервис включает разметку Markdown — быстрое форматирование текста, списков, заголовков без сложных инструментов.
А также редактор кода и ссылки на него. Можно привязываться к конкретным строкам при составлении документации.
Удобная структура контента. Документы можно объединять в разделы и категории, выстраивая иерархию.
Система управления знаниями в компании также поддерживает сквозные ссылки, благодаря которым можно связывать материалы между собой. Полезно, когда один и тот же документ нужен в нескольких местах — например, если инструкция используется в разных процессах.
Совместная работа. Несколько пользователей могут одновременно работать с документами. Все изменения сохраняются в истории, что позволяет откатить материал к любой предыдущей версии. Если в документ внесены правки, система уведомляет всех, кто использует этот материал в работе.
Интеграция с другими системами и AI-помощник. СУЗ интегрируется с корпоративными системами через API и может работать в формате виджета с ИИ-ассистентом. Он анализирует содержимое базы знаний, учитывает контекст запросов и выдаёт релевантные результаты. В отличие от LLM-моделей, Copilot работает только с внутренними данными, что исключает галлюцинации.
Индивидуальные шаблоны для разных типов контента. Система управления знаниями позволяет создавать преднастроенные шаблоны под разные задачи: под документацию, инструкции, гайды, чек-листы, отчёты. Это помогает стандартизировать материалы и ускоряет их создание.
❌ Недостатки
Не все макросы из Confluence перенесены. В Minerva Knowledge есть более 25 макросов, включая самые востребованные в IT, но, если вашей команде нужны специфические макросы, добавить их можно только через техподдержку. Это потребует дополнительного времени при миграции с Confluence.
Порог вхождения
✅ Плюсы
Понятный интерфейс. Интерфейс лаконичный, без лишних элементов. Дашборды не перегружены, навигация устроена так, чтобы основные функции были легкодоступны.
Есть обучающие материалы. На сайте вендора опубликованы пользовательская документация и инструкция по установке. А ещё проводится персональная демонстрация проекта, которую можно сохранить с ответами на все вопросы.
Есть поддержка после внедрения. Для связи с технической поддержкой Minervasoft предлагает несколько каналов коммуникации, например чат в Telegram или др.
Интеллектуальный поиск. Корпоративная система управления знаниями не только работает по ключевым словам, но и анализирует контекст. Например, если искать «настройка PostgreSQL», система покажет не только статьи с этими словами, но и документы с инструкциями по оптимизации БД, чек-листы по бэкапам и даже обсуждения в комментариях. Понимает запросы с опечатками.
❌ Недостатки
Здесь ничего конкретного сказать не могу. Наши потребности закрывает.
Гибкость и кастомизация
✅ Плюсы
Настройка доступа. Можно установить разные права для пользователей: кто может редактировать, комментировать или просто просматривать документы. Ещё есть такая фича — размещение части внутренних знаний в публичном пространстве для соискателей, клиентов и партнёров на брендированном портале.
Быстрый старт работы. Все базовые функции доступны без сложных настроек, можно сразу начать использовать сервис.
❌ Недостатки
Миграция из других систем требует времени. Если у компании большая база знаний в другой системе (например, десятки тысяч страниц в Confluence), процесс переноса может занять время. В некоторых случаях потребуется адаптация контента под структуру Minerva Knowledge, но сервис предлагает инструменты для упрощения миграции и поддержку на всех этапах перехода.
Что в итоге: для нас она оказалась лучшей системой управления знаниями, потому что похожа на Confluence. Для технической команды есть все необходимые инструменты и интеграции. В качестве бонуса — Copilot, который пока представлен только в Битриксе, по моим сведениям.
Система управления знаниями WEEEK — база знаний, таск-трекер и всё-всё
Сайт WEEEK.
В отличие от первой СУЗ, о WEEEK, наверное, слышали уже все. Помимо базы знаний, он включает CRM и функции управления проектами. Подойдёт командам любого масштаба, которые ищут несколько инструментов сразу.
Функциональные возможности
✅ Плюсы
Базовый редактор контента. В блочном редакторе WEEEK можно форматировать текст с заголовками разного уровня, списками, цветным выделением, а также добавлять код. Есть возможность прикреплять вложения из сторонних сервисов, например онлайн-карты или макеты из Figma, с помощью фреймов.
Понятная структура. Документы в системе управления знаниями можно организовывать по нескольким категориям: личные, доступные для команды, избранные и архивные. Можно строить иерархическую структуру с вложенными документами.
Внутри документов можно создавать ссылки на другие статьи из базы знаний с помощью упоминаний.
Совместная работа. Совместное редактирование в WEEEK позволяет нескольким пользователям одновременно вносить в документ изменения, и они появляются в реальном времени.
Интеграция с другими системами. СУЗ интегрируется с Miro, Figma, Google Workspace, календарями и Airtable. Также доступен API.
❌ Недостатки
Редактор не подходит для технических команд. Система управления корпоративными знаниями не поддерживает Markdown, макросы, PlantUML. Редактор кода хоть и доступен, но не подсвечивает синтаксис.
Нет версионности. WEEEK не сохраняет предыдущие версии документов, и нет возможности откатиться к более ранним редакциям.
Ограниченное число шаблонов. Есть несколько шаблонов для разных отделов. Для IT-команд их всего три — для продакт-менеджмента.
Порог вхождения
✅ Плюсы
Понятный интерфейс. У WEEEK интуитивно понятный интерфейс с панелью документов и рабочей областью со всеми стандартными возможностями.
Есть обучающие материалы. На официальном сайте доступно руководство по тому, как создавать документы и управлять ими внутри рабочего пространства. Также у вендора есть ютуб-канал с видеоинструкциями.
Есть поддержка после внедрения. WEEEK предоставляет поддержку через Telegram-бота и общий чат пользователей. Также есть справочный центр на сайте с руководствами и часто задаваемыми вопросами.
❌ Недостатки
Слабый поиск. Поиск этой системы управления знаниями не учитывает контекст и не показывает результаты, если в запросе есть опечатки.
Гибкость и кастомизация
✅ Плюсы
Настройка доступов. Предусмотрены три уровня прав: редактирование, комментирование и чтение. Эти права можно настраивать как для отдельных пользователей, так и для групп, включая возможность создания кастомных ролей с индивидуальными разрешениями.
Публичные ссылки. Можно публиковать документы из базы знаний в интернете и делиться, в частности, с теми, кто не зарегистрирован в WEEEK.
❌ Недостатки
Функции зависят от тарифа. Настройки доступа в системе управления знаниями ограничены на менее дешёвых тарифах.
Что в итоге: WEEEK сильно уступает Minerva Knowledge по возможностям для IT-команд. Да и в целом некоторые важные фичи вроде умного поиска здесь реализованы слабее.
Система управления знаниями Yandex Wiki — интеграция с экосистемой «Яндекса»
Сайт Yandex Wiki.
Yandex Wiki — это корпоративная база знаний, встроенная в экосистему «Яндекса». Она позволяет хранить, структурировать и редактировать документацию, а также интегрируется с Yandex Tracker, Yandex Forms и «Яндекс Диском».
Подойдёт тем, кто уже использует другие сервисы «Яндекса» и хочет собрать процессы в едином пространстве.
Рассматривали софт, потому что компания думала о переезде в экосистему.
Функциональные возможности
✅ Плюсы
Хороший редактор. Визуальный редактор системы управления знаниями в компании поддерживает форматирование, списки, изображения и таблицы, включая динамические. В Markdown-разметке можно редактировать текст с предварительным просмотром. Поддерживает интеграцию с PlantUML.
Глубокая интеграция с экосистемой «Яндекса». Можно прикреплять файлы из «Яндекс Диска», добавлять задачи из Yandex Tracker и формы из Yandex Forms. Поиск работает на базе «Яндекс Поиска», учитывая корпоративные данные. Если компания использует Yandex Cloud, Wiki можно интегрировать с облачными сервисами, API и DevOps-инструментами, такими как Managed Kubernetes, API Gateway и Yandex Query.
Совместная работа. Можно редактировать документы вместе — правки отображаются в реальном времени, а вся история изменений сохраняется, так что всегда можно откатиться к предыдущей версии. В системе управления корпоративными знаниями есть функция комментариев, но, если нужны продвинутые инструменты для согласования, например рецензирование или утверждение изменений, их тут нет.
Понятная структура. Yandex Wiki поддерживает многоуровневую структуру разделов, подразделов и страниц, что помогает организовывать информацию. Внутри страниц можно прикреплять файлы (PDF, XLS), а также ссылаться на справочники и статьи, что упрощает доступ к связанным материалам.
Привязка статей к тикетам и задачам. В Yandex Tracker можно привязывать к задачам статьи из Yandex Wiki. Разработчик открывает тикет и сразу видит нужную документацию, не тратя время на поиск. Это удобно, когда в процессе работы появляются новые требования или уточнения.
❌ Недостатки
Нет шаблонов документации. В отличие от Confluence, в Yandex Wiki нет готовых шаблонов для API-документации, гайдов и других стандартных форматов.
Слабый редактор кода. В системе управления знаниями можно вставлять код, но без подсветки синтаксиса.
Ограниченные интеграции. Сервис тесно связан с продуктами «Яндекса», но не предлагает открытый API для подключения сторонних решений и автоматизации.
Порог вхождения
✅ Плюсы
Понятный интерфейс. Навигация интуитивная, особенно если уже работали с другими сервисами «Яндекса». Разобраться в основных функциях можно без инструкций.
При этом создание статьи может выглядеть непривычно.
Удобный поиск. Работает на базе «Яндекс Поиска», быстро находит документы, даже если запрос неточный.
Есть справочный центр. В системе управления знаниями есть портал с инструкциями по каждой функции.
Гибкость и кастомизация
К сожалению, как таковыми возможностями по персонализации Yandex Wiki не отличается.
❌ Недостатки
Проблемы с настройкой доступов. В Yandex Wiki нельзя настроить роли с разными уровнями доступа к разделам. Например, тестировщики не могут видеть только инструкции, а разработчики — весь технический стек. Доступ задаётся для отдельных страниц или разделов, но role-based-модели нет.
Ограниченные интеграции. Сервис этой корпоративной системы управления знаниями тесно связан с продуктами «Яндекса», но не предлагает открытый API для подключения сторонних решений и автоматизации.
Что в итоге: на экосистему «Яндекса» не перешли, но в целом есть сомнения, насколько нам бы хватило функционала для технической документации.
В итоге мы протестировали три российские системы управления знаниями, каждая из которых имеет свои сильные и слабые стороны.
Minerva Knowledge оказалась наиболее функциональной для IT-команд: мощный поиск, AI Copilot, интеграции и инструменты для технической документации. Однако при переносе крупной базы знаний (от десятков тысяч до сотен тысяч страниц) процесс миграции может потребовать дополнительного времени на адаптацию и настройку.
WEEEK подойдёт тем, кто ищет универсальный инструмент с задачами и CRM, но для разработчиков возможностей маловато: нет Markdown, слабый редактор кода и нет версионности.
Система управления знаниями Yandex Wiki хорошо вписывается в экосистему «Яндекса», но уступает в гибкости и поддержке технического контента.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Расскажите, что используете в своих проектах?
