Статья для тех, кто как только не пробовал планировать задачи: и списки составлял, и пометки в календаре ставил, и стикеры клеил — всё безуспешно. А потом увидел, как коллеги пользуются диаграммой Ганта, и тоже захотел всё успевать. Расскажем о трех способах составить диаграмму Ганта: на бумаге, в Excel и онлайн.

Когда число активных проектов растет — следить за выполнением задач и распределением ресурсов становится сложно. Одни клиенты пишут в Телеграме, другие — в Вотсапе, а третьи — на почту. Если вовремя не зафиксировать сроки — замучаешься их потом искать. А еще и за исполнителями нужно проследить.

Удобнее, когда информация об этапах проекта, исполнителях и дедлайнах хранится в одном месте. Зашел — и сразу видишь, какие задачи должны быть закрыты сегодня. Простой способ это сделать — построить диаграмму Ганта, о чем расскажем в статье.

Чем диаграмма Ганта полезна в командной работе

Диаграмма Ганта — визуальное представление проекта, которое отображает сроки выполнения задач и их взаимосвязь. Вот как это выглядит:

Диаграмма Ганта поможет:

• планировать проекты и отслеживать прогресс. Представьте, что компания получила нового крупного клиента и руководство построило планы по взаимодействию на полгода вперед. Понадобится система, в которой сотрудники будут отмечать выполненные задачи и видеть, как шаг за шагом приближаются к результату. Это поможет помнить о первоначальной цели и сохранить мотивацию.

• управлять сроками. Мы часто переоцениваем свои способности. Говорим: «Да, я могу сделать это за пару часов», — а на самом деле тратим пять-шесть. На диаграмме Ганта можно разбить задачи на микрозадачи и оценить время, которое понадобится для их решения: не просто «написать отчет об исследовании», а набросать план, написать черновик, согласовать, отредактировать. Так вы лучше спланируете работу и сможете уложиться в сроки.

• распределить обязанности. С помощью диаграммы Ганта легко отслеживать нагрузку членов команды. Распределяйте ее равномерно, иначе сотрудники не справятся с дедлайнами, начнут допускать ошибки в элементарных вещах и не смогут эффективно выполнять задачи.

• облегчить коммуникацию. Диаграммой Ганта можно делиться: с руководителями проекта, членами команды и клиентами. Так все будут в курсе, на каком этапе находится проект, кто отвечает за конкретную задачу и какие потенциальные проблемы могут возникнуть.

Как создать диаграмму Ганта самостоятельно

Определите масштаб проекта. Прежде чем с головой окунуться в решение задач, выделите время, чтобы собраться с мыслями и наметить путь. Определите цели проекта, которых хотите достичь, а затем разбейте работу на более мелкие задачи — это позволит понять, сколько времени нужно заложить, чтобы точно успеть всё в срок.

Установите сроки для каждой задачи. Проект создается последовательно: сначала решаются одни задачи, потом — другие. Продумайте эту последовательность и расположите задачи на временной оси по хронологии — для этого можно использовать таблицы Excel, онлайн-платформы или просто рисунок от руки.

Добавьте взаимосвязи между задачами. Отметьте, какие задачи зависят друг от друга. Диаграмма Ганта предусматривает четыре типа связей:

• Окончание — Начало. Пока не закончится задача А, задача В не может начаться. Например, нельзя запустить рекламную кампанию, пока не сделаны рекламные материалы.

• Начало — Начало. Означает, что задачи А и В должны начаться одновременно: маркетолог может начать разрабатывать стратегию продвижения одновременно со сбором аналитических данных.

• Окончание — Окончание. Пока задача А не закончится, задача В не может считаться полностью выполненной. Например, тестировать программное обеспечение нужно до тех пор, пока в нем не останется багов, — эти две задачи должны завершиться одновременно.

• Начало — Окончание. Пока не начнется задача А, задача В не может завершиться. Редкий тип взаимосвязи, но встречается. Допустим, компания планирует начать пользоваться новой информационной системой. Старая система будет работать до тех пор, пока IT-отдел не запустит эту новую на каждом компьютере.

Как построить диаграмму Ганта на бумаге

Если поблизости нет компьютера или ноутбука, а расписать и запланировать все задачи хочется, постройте диаграмму Ганта от руки — понадобятся только бумага и карандаш.

Нарисуйте две оси: горизонтальную для времени и вертикальную для задач. Напротив каждой задачи проведите линию, которая будет обозначать продолжительность задачи. Если нужно — обозначьте взаимосвязи стрелками.

Построить диаграмму Ганта на бумаге просто, но так же просто потерять эту бумагу. Даже если этого не случится, постоянно носить ее с собой, чтобы вносить коррективы, будет неудобно Другое дело — если диаграмма Ганта хранится в телефоне или на компьютере.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Первый вариант: потратить время и создать с нуля самостоятельно.

Сначала внесите в обычную таблицу данные: название каждой задачи, дату начала, дату завершения и продолжительность.

Вторым этапом создайте линейную диаграмму: выделите столбец «Дата начала» и на вкладке «Вставка» выберите линейчатую диаграмму с накоплением.

Дальше нужно отредактировать диаграмму: внести данные о длительности, настроить описание задач и прозрачность линий. Кликните правой кнопкой мыши на диаграмму, нажмите «Выбрать данные», а затем — «Выбор источника данных».

• Чтобы добавить длительность задач: кликнуть «Добавить», в окне «Изменение ряда» ввести название поля «Длительность», а в поле «Значение» выделить столбец, где указана продолжительность.

• Чтобы отображались названия задач: слева кликнуть на флажок «Дата начала», а справа — на кнопку «Изменить». Когда откроется окно «Подписи оси», выделить столбец с названиями задач.

• Чтобы линии стали прозрачными: кликните на любую синюю полоску правой кнопкой мыши, выберите «Формат ряда данных» → «Заливка и границы» → «Нет заливки» и «Нет линий».

Второй вариант: воспользоваться готовыми шаблонами — это бесплатно. Этот вариант проще, поскольку ничего не нужно настраивать самостоятельно.

Вот где можно найти шаблоны для Excel:

• официальный сайт Майкрософт,

• блог ClickUp,

• TemplateLAB.

А вот — для гугл-таблиц:

• официальный шаблон от Гугла,

• блог Unito.

Как построить диаграмму Ганта онлайн

Онлайн-платформы для автоматизации рабочих процессов умеют строить диаграмму Ганта самостоятельно — достаточно ввести задачи и сроки их выполнения.

Управлять проектами онлайн проще, чем обновлять таблицу в Excel вручную или искать очередной лист бумаги под дополнительные задачи, и вот почему 👇

Доступны всей команде в любое время. Можно подключить совместный доступ — тогда каждый член команды будет видеть актуальные изменения, добавлять свои задачи и следить за прогрессом.

Можно отследить связи между задачами. Диаграмма обновляется автоматически. Если на каком-то этапе проект задержится — последующие задачи тоже сдвинутся.

Можно сравнить с базовым планом. Выберите дату — и система покажет, насколько состояние задач совпадает с первоначальным планом. Помогает понять, в какие сроки можно ожидать сдачу проекта заказчику.

Можно просматривать с телефона. Чтобы проверить, какие задачи нужно сдать сегодня, не нужно вставать с кровати и идти включать компьютер — достаточно дотянуться до телефона. А еще проще — включить уведомления.

Как избежать ошибок при использовании диаграммы Ганта

Не перегружайте сотрудников задачами. Человек имеет только две руки и не может разорваться на части. Если поручить сотруднику пять проектов одновременно — он будет хвататься то за одну задачу, то за другую, а в итоге не сделает ничего. Еще и мотивацию потеряет, потому что придется работать днем и ночью — даже на выходных.

Устанавливайте реалистичные сроки. Быстро сделать крутой проект, отдать заказчику и выслушать восторги — звучит заманчиво. Однако на практике слишком короткие сроки для важных задач заставляют сотрудников нервничать и перерабатывать, а это плохо сказывается на эффективности команды. Поэтому всегда закладывайте два-три дня на случай непредвиденных задержек, это поможет избежать проблем со сроками и сохранить качество работы.

Регулярно обновляйте диаграмму в ходе проекта. Проекты всегда меняются: добавляются новые задачи, смещаются сроки. Нельзя построить диаграмму Ганта в самом начале и больше к ней не прикасаться. Введите правило: вносить правки хотя бы раз в неделю. Так члены команды и клиенты будут располагать актуальной информацией о том, на каком этапе находится проект.

Коротко о диаграмме Ганта

• Диаграмма Ганта — график, который помогает контролировать сроки выполнения задач и степень нагрузки каждого члена команды.

• Диаграмму Ганта можно нарисовать на бумаге или создать в Excel, но удобнее всего использовать онлайн-платформы — от вас потребуется только список задач и сроки, остальное система сделает самостоятельно.

• Не перегружайте сотрудников задачами, устанавливайте реалистичные сроки и регулярно обновляйте диаграмму Ганта. Так команда может отслеживать свой прогресс и сохранять мотивацию, а клиенты — понимать, на каком этапе находится проект.

Вам знакома ситуация, когда руководитель ставит задачу одним образом, а сотрудник решает её совсем по-другому? А в итоге оказывается, что этот «неправильный» подход работает лучше?

С одной стороны, это классический пример, где инициативность и креативность сотрудника играют ключевую роль. Человек не просто выполняет задачу «как сказали», а думает о конечной цели и ищет оптимальное решение. Такие сотрудники — на вес золота.

С другой стороны, возникают вопросы:
— Почему сотрудник не обсудил альтернативу до начала работы?
— Означает ли это, что руководитель недостаточно проработал задачу или не объяснил её сути?
— Как на это реагировать: поощрять или требовать чёткого следования инструкциям?

Что это говорит о культуре команды

В здоровой культуре:

— Руководитель принимает, что он не всегда знает лучше. Его задача — задавать направление, а не диктовать детали.
— Сотрудник не боится предложить другой подход, потому что знает: его услышат и это не будет воспринято как саботаж.
— Ошибки — это нормально. Даже если решение сотрудника не сработает, команда делает выводы, а не ищет виноватого.

Что стоит учесть

Коммуникация важнее, чем решение. Если сотрудник уверен в своём подходе, стоит обсудить это с руководителем. Совместное принятие решения укрепляет доверие.

Роли и зоны ответственности. Руководитель отвечает за результат, а сотрудник — за выполнение задачи. Если сотрудник действует в одиночку, он частично берёт на себя ответственность за успех или провал.

Поощрение инициативы. Такой кейс — шанс укрепить культуру открытого обсуждения идей и показать, что лучшие решения важнее иерархии.

Такие ситуации — это тест на зрелость команды. Зрелый руководитель признает ценность альтернативного подхода и обсудит, как улучшить взаимодействие в будущем. Зрелый сотрудник поймёт, что инициативу лучше озвучивать до реализации.

В итоге: если результат лучше, чем планировалось, все выигрывают. А если и возникли недочёты, это повод для роста.

Всё так просто или не совсем?

Подписывайтесь на мой телеграм-канал — там я делюсь инсайтами из мира IT, размышлениями о кадровых проблемах, кейсами и советами по развитию компетенций для IT-специалистов и менеджеров.

Менталисты — одни из самых завораживающих фокусников. Они создают иллюзию, будто читают мысли, управляют поведением людей и предугадывают их действия. Но ментализм — это не магия. За «трюками» специалистов стоит колоссальная подготовка, расчёты и математически выверенные сценарии. Во многом это похоже на проектирование и разработку программных продуктов, где тщательное планирование и инженерное мастерство приводят к впечатляющим пользователей результатам.

Вот лишь несколько примеров, которые подтверждают эту мысль.

1. Менталисты: тщательно изучают аудиторию, запоминают детали и предсказывают поведение, основываясь на статистике.

Spotify: создаёт ощущение, что он «читает» мысли, предлагая плейлисты, идеально соответствующие вашему настроению. За этим стоит анализ огромного количества данных: историй прослушивания, временных паттернов и даже демографических характеристик. Алгоритмы «предсказаний» Spotify построены на тщательно натренированных моделях машинного обучения.

2. Менталисты: с помощью подготовки, анализа и понимания психологии «заставляют» зрителей совершить нужное действие — причём делают это максимально незаметно.

Amazon: использует стратегию «одного клика», при которой кнопка «Купить сейчас» выделяется за счёт цвета и расположения. Для пользователя всё выглядит просто и удобно. Однако со стороны компании за этим скрывается глубокая проработка: минимизация препятствий (нет необходимости подтверждать заказ), автоматическое сохранение платёжных данных и, как результат, большее количество импульсивных покупок.

Лучшие продукты делают так, чтобы пользователи стремились совершить целевое действие. Важно, чтобы в моменте не чувствовались манипуляция и влияние извне, у пользователя должно создаваться впечатление, что решение он принимает сам. Чтобы результат был действительно успешным, требуется тщательное тестирование текстов, кнопок и сценариев.

3. Менталисты: подбирают подходящий момент, когда их «трюк» вызовёт у зрителя восторг.

Apple: достигает «вау-эффекта» за счёт инноваций, меняющих повседневные сценарии использования. Компания внедрила в iPhone X технологию Face ID. Пользователи испытывали удивление, видя, как быстро и точно смартфон может разблокироваться «просто по взгляду». На деле же это работа сложных нейросетей и инфракрасных камер, которые за миллисекунды обрабатывают тысячи точек на лице человека.

4. Менталисты: показывают только финальное действие, скрывая процесс, который вёл к результату.

Tesla Autopilot: создаёт иллюзию, что автомобиль без усилий передвигается самостоятельно. Но в реальности за этим стоит мощная инфраструктура: десятки камер, датчики, система глубокого обучения, масса обработанных тренировочных данных и постоянные обновления прошивок.

Сочетание инновационных технологий, продуманного и чётко выверенного дизайна, эмпатии и основ психологии — всё это и есть вершина искусства в проектировании и разработке продуктов. Ну и, конечно, без щепотки магии здесь тоже не обойтись.

Подписывайтесь на мой телеграм-канал — там я делюсь инсайтами из мира IT, размышлениями о кадровых проблемах, кейсами и советами по развитию компетенций для IT-специалистов и менеджеров.

Совещания — это инструмент, который должен создавать ценность. Но, к сожалению, часто они превращаются в ритуал, который высасывает время и силы, почти любой вопрос приводит к инстинктивному желанию собрать совещание.

Проблема в том, что со временем мы теряем «нюх» на плохие совещания. Это похоже на химика, который так привыкает к процессу приготовления препаратов, что перестает их тестировать — и брак становится неизбежным.

Так как же понять, что ваше совещание принесло пользу, а не стало еще одним пылесосом времени? Предлагаю использовать простую «лакмусовую бумажку»: сравните состояние информационного поля до и после встречи.

На пальцах

Плохое совещание: собрались, выслушали всех, кто знает что-то о проблеме, пожали плечами, разошлись. Итог: информационное поле не изменилось, никакой ценности создано не было.

Хорошее совещание: собрались, обозначили проблему, выработали как минимум одну гипотезу, как ее решить, или сразу нашли решение. Информационное поле изменилось, появился следующий шаг.

Эти примеры — крайности, но их полезно держать в голове, чтобы настроить радар на пользу, а не на рутину.

Что отличает успешное совещание?

Опираясь на исследования и практики эффективных команд, можно выделить несколько критериев:

Четкая цель. Каждое совещание должно начинаться с понимания: зачем мы здесь? Хотите решить проблему, синхронизироваться, утвердить план? Если цели нет, совещание лишено смысла.

Ограниченное количество участников. Как говорит Джефф Безос, если на совещании нужно больше двух пицц, чтобы всех накормить, значит, участников слишком много. Включайте только тех, кто действительно может повлиять на результат.

Фокус на результате. У совещания должен быть измеримый выход: решение, гипотеза, назначение ответственного или хотя бы четкий следующий шаг. Если ничего из этого нет, вы только что потеряли время.

Регламент и контроль времени. Без четкого времени встречи превращаются в бесконечные разговоры «ни о чем». Таймбоксинг — ваш лучший друг.

Подготовка. Каждый участник должен приходить на встречу готовым. Нет ничего хуже, чем час разогрева на тему «а что там вообще происходит?».

Прозрачная фиксация итогов. Все решения, задачи и ответы фиксируются. Это исключает хаос, позволяет команде двигаться дальше, а не «договариваться заново» через неделю.

Совещание без результата — это преступление против времени

Ненужные совещания — это не просто потеря времени, это — деморализация команды. Каждый из нас, хотя бы раз в жизни, выходил из встречи с ощущением: «Зачем я там вообще был?». Это чувство размывает фокус, убивает мотивацию и формирует культуру безответственности.

Эта история имеет накопительный эффект: чем больше неэффективных встреч вы проводите, тем меньше времени остается на реальную деятельность. Постепенно ощущение усталости накапливается, а измотанность становится нормой. В итоге вместо фокуса на ключевых задачах вся команда теряет энергию на бессмысленные обсуждения. Даже самые замотивированные люди начинают работать медленнее, превращаясь в «улиток», неспособных двигаться вперед с прежним драйвом. Так культура продуктивности уступает место культуре стагнации.

Каждое совещание — это тест. Посмотрите на него критически: изменилось ли состояние информационного поля? Если нет, вы что-то делаете не так. Настраивайте свои форматы, задавайте вопросы, обостряйте фокус на цели. Помните: совещания — это инструмент, а не самоцель.

А как вы оцениваете эффективность ваших встреч?

Подписывайтесь на мой телеграм-канал — там я делюсь инсайтами из мира IT, размышлениями о кадровых проблемах, кейсами и советами по развитию компетенций для IT-специалистов и менеджеров.