Когда скрипты в гугл таблицах оказались бесполезными
Я считаю, что особенность достойного специалиста заключается не в безупречной работе с первого раза, а в возможности быстро взять в расчёт дополнительные вводные и предоставить клиенту на 100% рабочий результат.
Этот кейс — не только обзор на одну из моих работ в формате до/после, но и история о том, как в процессе работы приходится оперативно вносить правки, разрабатывать новые концепции и брать на вооружение неожиданные факторы.
Запрос автоматизации
Простой рядовой случай: ко мне обращается заказчица с запросом на таблицу для автоматизации её магазина рассады. Ранее она записывала заказы клиентов вручную, но со временем база активных клиентов разрослась настолько, что она просто перестала успевать принимать заказы.
Как итог, заказчица захотела как-то автоматизировать этот процесс и на выходе получить систему, в которой клиенты могли бы самостоятельно оформлять заказы. Дополнительной задачей была разработка управленческой системы для заказчицы, куда автоматически подтягивались бы все эти заказы, чтобы не нужно было обрабатывать их вручную.
Создание таблицы
Обсудив запрос, мы обозначили тз — сделать удобную систему в формате таблиц.
Я создал две таблицы — отдельно для клиентов, где они будут оформлять заказы, и отдельно для самой заказчицы, в которой она впоследствии будет обрабатывать эти заказы.
Для покупателя использование таблицы самое что ни на есть простое: открыть таблицу по ссылке, вписать свои данные, выбрать район, где будет отгрузка. Затем напротив нужных ему позиций указать их количество, а система автоматически подсчитает общую сумму.
Далее, когда нажимается кнопка «Сохранить», этот заказ автоматически попадает в базу в нужном виде, и из этой базы уже сам переносится в отдельную таблицу заказчицы.
Схема проста: клиент вводит ФИО и номер телефона вручную, район выбирает из выпадающего списка. Затем он выбирает количество необходимых сортов и нажимает кнопку “Сохранить заказ”. Данные по заказам автоматически подтягиваются в управленческую таблицу.
Формат, в котором в базу сохраняются данные. Именно в таком же виде они попадают в таблицу заказчицы, поэтому проблем с переносом не возникает.
Ожидание/реальность
Казалось бы, всё замечательно: заказ выполнен, система функционирует, все рады. Но вот наступает начало сезона.
Да наступает так, что уже по факту выясняется следующее: подавляющее большинство покупателей заказчицы оформляют заказы с телефона. Изначальный запрос не подразумевал работу с мобильных устройств, и вся описанная ранее система создавалась для ПК версии.
К чему привёл этот “небольшой” момент?
Несмотря на то, что, благодаря внутреннему языку программирования, за счёт скриптов в таблицах можно реализовать очень и очень многое, почти весь продвинутый функционал не подходит для повседневного взаимодействия с пользователями, которые не являются специалистами в таблицах и скриптах и не знают, как это всё работает изнутри.
Сами таблицы, а особенно скрипты в них, имеют огромное количество нюансов и технических ограничений. В данном случае самой критичной из них оказалась невозможность запуска скриптов в мобильных версиях таблиц. Ни через браузер, ни через приложения.
В итоге скрипты в таблицах работают только в версии для компьютера. Если такую таблицу открыть с телефона, кнопки скриптов не нажимаются, сам скрипт не запускается, и… ничего не происходит
Заказчица оказывается в ситуации, где система не может работать так, как она предполагала, и нужно будет оформить вручную более 500 заказов за несколько дней.
Решение — специальный мини-сайт!
Именно в такой момент специалист может показать себя, найдя решение в кризисной ситуации. В срочном порядке, буквально за две ночи, на основе ранее разработанных таблиц был создан мини-сайт.
Он состоит из двух блоков, как и система с таблицами. Первый блок — это форма заказов для клиентов, где они всё так же вписывают свои данные, выбирают количество товаров и нажимают кнопку “сохранить”.
Для клиента функционал остаётся простым: всё тот же ручной ввод ФИО и номера, раскрывающийся список районов и выбор количества семян.
А так сайт выглядит с ПК-версии.
Второй же модуль этого сайта — кабинет администратора, в котором фиксируются все заказы. При необходимости их можно корректировать, удалять, либо добавлять новые. Также в системе есть возможность задавать через справочник новую продукцию, указывать её цены и количество, а также задавать регионы.
Вкладка “Продукция” позволяет в любой момент изменить ассортимент, его цену и количество.
Вкладка “Регионы” отвечает за раскрывающийся список выбора региона. Здесь задаются названия, из которых клиент в дальнейшем выберет подходящую локацию.
В чём же связь таблицы и сайта? Неужели вся проделанная работа была насмарку? Совсем нет!
Самое главное — из админского модуля сайта можно экспортировать базу со всеми оформленными заказами в формате Excel, и эта выгрузка настроена таким образом, что по форме она в один в один как таблица, которая была изначально.
В итоге от заказчицы требуется только скопировать данные отчета вручную и вставить в управленческую таблицу, в которой заказы уже автоматически обрабатываются по первоначальной схеме.
Выгрузка заказов с сайта выглядит именно так. Как можно заметить, её формат — полный близнец вышеприведенной базы заказов из “табличной” системы.
Таким образом, буквально за две ночи был создан инструмент, который позволил уйти от ручного оформления заказов к их оформлению через форму на сайте, а также автоматической выгрузки этих заказов в базу.
Само собой, функционал системы можно дополнять и автоматизировать, чтобы ничего не пришлось выгружать и копировать вручную.
Конкретно в этом случае требовалось сделать всего лишь дополнение к уже имеющейся системе, а не переделывать её с нуля. Кроме того, сроки были настолько сжатыми, что пришлось ограничиться самым минимумом.
Итоговый результат — шикарный отзыв, довольная заказчица, и её большие планы на доработку новой системы к следующему сезону, чтобы сделать процесс совершения и обработки заказов ещё удобнее.
Связь со мной
Если вы желаете заказать разработку таблицы с нуля, задать вопросы по возможностям реализации вашей идеи или запросить доработку шаблона, не стесняйтесь обратиться ко мне.
Ну а если в вашей ситуации технических возможностей таблиц будет недостаточно, вы также можете заказать у меня разработку web-сайта или мобильного приложения для автоматизации ваших бизнес-процессов. Именно такая ситуация возникла в этой истории.
Все мои контакты, а также ссылки на сообщества с полезным контентом по таблицам и на другие бесплатные шаблоны можно найти здесь:
