Для того чтобы передать данные о кассовых операциях в налоговые органы, необходимо воспользоваться услугами оператора фискальных данных. Согласно Федеральному закону №54, предприятия и индивидуальные предприниматели должны зарегистрироваться у ОФД и выполнить определенный набор процедур.
ОФД представляет собой компанию, занимающуюся сбором информации из кассовых машин нового типа, их хранением и последующей отправкой данных в налоговую службу по защищенному соединению. Он выступает связующим звеном между ККТ компании и Федеральной налоговой службой. В соответствии с действующим законодательством, прямая передача данных стала невозможной, вследствие чего каждый владелец ККТ обязан присоединиться к одному из таких операторов для функционирования по обновленной системе.
На официальном сайте ФНС представлен перечень фискальных операторов, получивших официальное разрешение на работу с фискальными данными. Поскольку все эти организации имеют необходимую сертификацию, выбор конкретного оператора не имеет особого значения для владельцев касс.
Для того чтобы зарегистрировать кассовый аппарат онлайн и осуществить подключение к оператору фискальных данных, необходимо использовать электронную цифровую подпись. Данная система предполагает наличие защитного ПО и уникального криптографического ключа, которые выдаются в аккредитованном центре. ЭЦП используется не только для отправки отчетов в налоговую инспекцию, но и для доступа к государственным сервисам, а также для участия в торгах в электронной форме.
В случае отсутствия КЭП, процедуру регистрации придется осуществлять лично, посещая налоговую инспекцию и заключая договор с ОФД через представителей компании. Без электронной подписи выполнение таких операций через интернет становится невозможным.
КЭП выдается на защищенном устройстве – usb-токене «Рутокен», который соответствует стандартам криптографии. Для его использования необходимо двухфакторная аутентификация: наличие самого токена и знание уникального пароля пользователя.
Самостоятельная регистрация кассы в налоговой службе
С помощью электронной подписи нужно зарегистрировать личный кабинет налогоплательщика, если его нет, и выполнить следующие шаги:
Нужно перейти в раздел регистрации контрольно-кассовой техники и выбрать опцию «Зарегистрировать ККТ», заполняя данные формы вручную.
Далее необходимо ввести местоположение и наименование торговой точки, модель и серийный номер как самого ККТ, так и ФН.
Выбирается цель использования кассы из предложенных вариантов.
Указывается ОФД, с которым заключено соглашение.
Подтверждение заявления производится с применением КЭП.
В перечне контрольно-кассовых техник будет зарегистрировано новое устройство, которому присвоят специальный регистрационный номер. В самом кассовом аппарате следует ввести адрес и порт сервера оператора фискальных данных, которые можно найти на сайте партнера, а также указать регистрационный номер, полученный на сайте ФНС.
После завершения процесса регистрации, кассовый аппарат напечатает проверочный чек с «Отчетом о регистрации». Далее информация о зарегистрированной кассе отобразится в личном кабинете пользователя на сайте ОФД. Сведения из «Отчета о регистрации» нужно будет загрузить в личном кабинете на портал ФНС. Для этого необходимо кликнуть по регистрационному номеру около модели ККТ, которая ожидает своей очереди. В результате вы получите карту регистрации ККТ, и статус устройства обновится до «ККТ зарегистрирована». Регистрационный номер, присвоенный ФНС, сохранится за онлайн-кассой навсегда и не подвергнется изменению в процессе эксплуатации устройства.
Постановка ККТ на учет с помощью сервисного центра
Воспользовавшись услугами авторизованного сервиса, можно значительно упростить процесс подключения кассового аппарата к оператору фискальных данных. Например, наш сервисный центр возьмет на себя весь процесс – начиная от подбора необходимого оборудования и заканчивая началом выдачи фискальных чеков. Комплексное обслуживание включает в себя:
выпуск электронной подписи;
регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговой службе;
инсталляцию и настройку оборудования и программного обеспечения;
бухгалтерские сервисы и программы для управления товарными запасами и фискальной информацией;
инструктаж по использованию сервисов и программного обеспечения.
Сложности в работе кассы с ОФД
При подсоединении кассового аппарата необходимо принять во внимание ряд тонкостей, которые могут оказать влияние на его функционирование и передачу информации в налоговую службу.
Наиболее распространенная трудность – это потеря связи с оператором фискальных данных, что частенько происходит при завершении рабочей смены. В результате может возникнуть отчет, который сообщает о задержке ответа от ОФД по поводу приема документа о закрытии смены. Это случается из-за неполучения онлайн-кассой подтверждения от ОФД. В некоторых случаях это приводит только к выдаче соответствующего отчета и не влияет на работу устройства, но иногда фискальная информация перестает фиксироваться должным образом. Поскольку данные следует передать в течение месяца, рекомендуется безотлагательно связаться с ОФД для проверки соединения и исправления сбоев.
Помимо упомянутых проблем также могут возникать другие сложности: они могут быть связаны с плохим интернет-сигналом, ошибками кассира или же использованием новых моделей онлайн-кассы с ошибками в прошивке.
