n.vitskoinstall

В любом бизнесе самое главное — это продажи. Если нет продаж, бизнес не может существовать.

В самом начале пути в компании обычно немного людей, и все этапы сделки ведутся буквально парой человек. Коммуникации простые, люди относятся ответственно, и всё проходит гладко, а возникающие проблемы решаются относительно легко.

Постепенно наступает момент, когда компания разрастается, появляются новые сотрудники, ответственность за разные этапы продаж распределяется на разные отделы — и усложняются коммуникации. Тут важно не упустить момент, когда пора что-то менять в сложившейся системе передачи информации.

Мы уже несколько раз помогали нашим заказчикам наладить этот процесс и делали для них автоматическое продвижение по воронке продаж. Что это такое? Расскажу на примере ситуации одного из заказчиков.

В компании существовала полуавтоматизированная система передачи сделки по этапам. Менеджер по продажам после выявления потребностей клиента и согласования заказа создавал в программе сделку, выполнял свою часть работы и вручную выставлял задачу с дедлайном на продвижение сделки дальше по воронке.

Таким образом заказ проходил пять-шесть этапов от менеджера, через бухгалтера, логиста и кладовщика до курьера. На каждом этапе от ответственного специалиста требовалось вручную принять в программе задачу и после проведения необходимых манипуляций опять же вручную создать задачу на перемещение сделки на следующий этап.

Нужно ли говорить о том, что при такой системе самой большой проблемой стала коммуникация между отделами? Поскольку сделку не видел никто, кроме ответственного за текущий этап, перемещение могло быть как просрочено или потеряно, так и просто не создано по абсолютно разным причинам, начиная с человеческого фактора, заканчивая человеческим фактором.

Что происходило со сделкой, которую не передали дальше? Она просто терялась, потому что ею никто не занимался, и продажи не происходило. А как мы знаем, если нет продаж, бизнес не может существовать.

Поскольку главной причиной потери сделок был человеческий фактор, мы устранили его с помощью автоматизации продвижения сделки по воронке продаж. Мы настроили автоматическую постановку задач и автоматическое продвижение сделки по этапам.

Теперь менеджер после выполнения своей части работы закрывает свою задачу и спокойно занимается другими делами. Программа сама переводит сделку на следующий этап, создаёт задачу и ставит правильный дедлайн. А если дедлайн окажется просрочен, то немедленно присылает уведомление руководителю ответственного лица.

Продажи выросли. И не только потому что перестали теряться сделки. У менеджеров появилось больше времени на прямые обязанности — искать клиентов — ведь им больше не нужно ежедневно проверять все свои воронки и присматривать за каждой сделкой.

И не будем забывать о репутации — компания, которая чётко и в срок выполняет свои обязательства, всегда привлекает больше клиентов.

Расскажите, как налажена коммуникация между отделами у вас, как вы к этому пришли.

Чтобы ваш товар покупали с удовольствием, его нужно грамотно и красиво показать клиенту. Хороший вариант демонстрации лучших качеств продукта — коммерческое предложение. Некоторые компании делают его единым для всех клиентов, а некоторые для каждого создают индивидуальные рекомендации.

Недавно мы уже рассказывали про нашего заказчика, который продаёт эксклюзивные предметы домашнего интерьера. Он предлагает каждому возможному покупателю уникальное коммерческое предложение. Форму разработал дизайнер, и менеджеры заказчика размещали в подготовленной презентации Power Point фотографии товаров, интересующих клиента. Подборку, конечно, хочется сделать побольше, и на это обычно уходила пара часов.

Мы вводили у них программу «МойСклад» и с её помощью ускорили формирование коммерческого предложения в разы: все товары мы загрузили в «МойСклад» сразу с фотографиями и настроили связь с Google Презентациями.

Сейчас менеджер добавляет в список товары, которые хочет показать клиенту, и нажимает кнопку «Сформировать предложение». За две минуты программа создаёт по шаблону Google Презентацию, добавляет фотографии указанных товаров и даёт менеджеру ссылку на готовую презентацию. Менеджер при необходимости может вручную что-то скорректировать и сохранить презентацию в формат .pdf для отправки клиенту.

А как формируется коммерческое предложение у вас? Сколько времени вы тратите, чтобы отправить его клиенту?

Бо́льшая часть любой работы состоит из рутины. Мы привычно следуем знакомым шаблонам, даже если они излишне трудозатратны. Мы понимаем, что нужно что-то менять, чтобы тратить меньше времени и усилий. Технический прогресс предлагает миллионы решений. Но мы зачастую боимся, что изменить придётся слишком многое. И нужно будет тратить время и усилия уже на то, чтобы научиться использовать новые возможности. А действительно ли это так?

Один наш заказчик — завод по производству мульчи «Кора́» работает по всей России и для лучшего взаимодействия с покупателями использует разную ценовую политику в зависимости от региона поставки продукции. Каждый новый город, появляющийся в сети обслуживания, администратор добавляет на сайт вручную и прикрепляет его к региону. При обновлении цен в компании каждому городу отдельно меняли ценник прямо на сайте. А городов было уже больше ста двадцати!..

Сайтом «Кора́» управляет с помощью системы «MODX CMS», а также пользуется системой «МойСклад». Они не имеют стандартного решения по обновлению, поэтому избавиться от ручной работы, казалось, удастся, только если кардинально сменить софт для сайта. Однако же мы предложили решение, которое не затронуло основные программы и процессы.

Мы написали интеграцию «МоегоСклада» с «MODX», чтобы система управления контентом могла брать информацию из CRM. Дальше уже дело техники — сделали все 14 существующих прайсов в «МоёмСкладе» и прикрепили к ним города.

Теперь цены меняются очень быстро: если в одном из региональных прайсов в «МоёмСкладе» изменить цену на какой-то товар, то эта цена поменяется на сайте для всех прикреплённых к этому прайсу городов. Намного удобнее, правда?

А вы как считаете, лучше применять методы доработки существующих программ или переходить на новые?

Да, можно экономить на зарплате, и при этом ваши сотрудники будут вам благодарны. Как это возможно? Вот хороший вариант.

К нам обратился завод, производящий винтовые сваи — популярный сейчас вид опоры фундамента. Количество заказов у завода росло, и оператор не справлялась с документооборотом.

Каждый заказ обязательно включает формирование немалого пакета документов. Это и договор, и акт приёма-передачи материалов, и накладная на вывоз материалов с территории завода, и путевой лист для бригады монтажников, и акт выполненных работ, и ещё много разных нужных для правильной работы и отчётности документов.

Оператор, занимающаяся документами, работала одна и делала всё вручную. Открывала шаблоны и терпеливо копировала в каждый все реквизиты и данные клиента, а также юрлица, от которого велась отгрузка. Она тратила на эту работу по 6 часов ежедневно. Приходилось работать и в выходные, так как монтажи и отгрузки проводились каждый день. Как раз перед обращением к нам руководство завода приняло решение нанять второго оператора.

На заводе уже пользовались системами «AmoCRM» и «МойСклад», но эти системы существовали каждая сама по себе и не умели обмениваться данными. Мы научили «МойСклад» собирать абсолютно всю информацию из «AmoCRM» и настроили автоматическое формирование документов по шаблонам.

Теперь оператор после внесения данных в программу ставит галочку «Сформировать пакет документов» и архив создаётся за одну минуту. Теперь работа над документами занимает у неё не больше часа в день. А в выходные оператор больше не работает, потому что сформировать документы через «МойСклад» могут сотрудники склада или производственного цеха.

Теперь заводу не нужен второй оператор. Экономия на его зарплате на первый взгляд кажется небольшой, но, например, затраты на нашу работу отбились в течение пары месяцев. И теперь можно отблагодарить оператора, которая долго работала сверхурочно, повышением зарплаты и всё равно оставаться в плюсе.

Любому человеку свойственно совершать непреднамеренные ошибки. А может ли руководитель организации управлять этой особенностью своих сотрудников? Может быть, для этого нужны особые компетенции или таланты?

Мы считаем, что с этой задачей может справиться любой руководитель. Есть проверенное решение — не оставить человеческому фактору места в вашей деятельности. Вот такой способ выбрали руководители завода по производству матрасов.

Изначально на заводе использовали сразу несколько программ учёта, не связанных между собой. Производство работало в «1С Управление производственным предприятием», финансовые отделы в «1С Бухгалтерия», а отдел продаж в «AmoCRM». Вполне логично, что отделы не могли работать слаженно и оперативно, а данные приходилось вписывать во все программы по отдельности.

Такая ситуация вносила хаос буквально на всех этапах работы. Большинство важных для управления отчётов сотрудники создавали вручную и оперативного доступа к данным не было. И себестоимость, и финансовые отчёты, и расчёт закупок и поставок — всё делалось руками, и, конечно, на каждый этап влиял человеческий фактор.

Представляете, как сложно управлять такой громоздкой махиной буквально вслепую, не имея оперативных данных и опираясь по большей части на собственную интуицию? Руководители этого завода достойны восхищения! Однако, трата такого количества ресурсов на рядовые задачи не позволяет развивать компанию, и руководители пришли к нам.

После проработки проблем мы предложили отличное решение: программу «МойСклад» с дополнениями и индивидуальной настройкой, которой заменили «1С УПП». Интегрировали «МойСклад», «1С Бухгалтерия» и «AmoCRM» в единую сеть. Она мгновенно передаёт между программами информацию и по команде выдаёт необходимые отчёты. Теперь все отделы видят полную картину и могут работать слаженно. Человеческий фактор больше не влияет на управление, а обучение новых сотрудников проходит быстро и легко.

— Себестоимость продукции отображается сразу после проведения документов производства в системе — на каждом этапе отмечается выполнение задачи, а после проставления последней галочки можно увидеть себестоимость конкретного товара или целой партии.

— Остатки материалов теперь учитываются в реальном времени и необходимость заказа сырья считается автоматически. Больше простоя по этой причине на заводе не будет.

— Полный отчёт о работе компании создаётся ежемесячно. А текущие отчёты, в том числе и финансовые, руководители формируют в любой момент нажатием одной кнопки.

А ещё мы дополнительно настроили автоматическую загрузку заказов в «МойСклад» из разных источников. С момента внедрения нового программного обеспечения количество заказов уже выросло в два раза, но оператор по-прежнему справляется с обработкой один и не работает сверхурочно.

Не обошлось и без подводных камней. Мы не смогли интегрировать в «МойСклад» технологические карты из «УПП», потому что полностью меняли номенклатуру, и технологу пришлось вносить их в программу вручную. Однако же, в этом была и польза, поскольку в процессе вноса он проверил карты, исправил ошибки и обновил информацию.

А как вы работаете с человеческим фактором? Как справляетесь?

Знаете, почему мы даём нашим клиентам лучшие решения, а наши разработки надёжнее, чем швейцарские часы? Потому что люди в нашей команде любознательны, находчивы, упорны и умеют решать проблемы. Сложные задачи увлекают их и мотивируют на поиски оптимального решения.

Недавно у нас заказали переход на новую систему CRM. И заказчик сразу высказал опасения, что переход обязательно сопровождается какими-то потерями. Либо данные пропадут, либо в процессе настройки новой системы будет потрачено много рабочего времени компании, либо менеджеры будут осваивать новое ПО неделями. Мол, обязательно придётся чем-то жертвовать, насколько реально выбрать, чем именно.

Этот заказчик около 15 лет работал с системой CRM «Инфокуб». В те годы, когда он её приобрёл, это была новая и классная система. Постепенно условия менялись, появлялись новые технологические возможности — интеграция систем с телефонией и мессенджерами, облачные хранилища, мобильные приложения — но «Инфокуб» уже нельзя было перестроить под эти требования. И заказчик решился перейти на «Битрикс24».

К этому времени у компании была наработана огромная клиентская база в «Инфокубе», которую нужно было сохранить любой ценой. Казалось бы — перенеси данные из программы в программу и будь счастлив, но «Инфокуб» и «Битрикс24» сильно различаются по структуре хранения данных и просто так обменяться ими не могут. Кроме того, «Инфокуб» в принципе не умеет отдавать данные, так что задача была со звёздочкой.

Несколько недель наша команда трудилась над решением этой задачи.

Базу данных «Инфокуба» пришлось выкачать отдельно, вручную вычислить, где у неё хранятся какие данные, проверить все форматы. Наши программисты увлечённо разобрали её на составные части и соотнесли с «Битриксом». А потом внимательно составили техзадание, что куда отправляется, в каком порядке, и как оно между собой взаимодействует.

В итоге этого глобального исследования программисты написали скрипт, который за выходные перенёс базу в «Битрикс» и настроил её. Мы не потеряли ни одного байта! Перенесли и всю информацию по клиентам, и коммуникацию, и текущие задачи. Всё прикрепилось к тем же менеджерам и клиентам, как и было, а задачи встали в тот же статус, который у них был в «Инфокубе». Напоследок системный администратор подключил к «Битриксу» телефонию и WhatsApp.

По итогу менеджеры в пятницу ушли домой от «Инфокуба», а в понедельник пришли к «Битриксу24», где были все их задачи и контакты, как и раньше, а плюс ещё новые удобные возможности. Чтобы сотрудники смогли быстро разобраться, как всё работает, мы провели для них обучение и выдали инструкции.

В итоге обошлись без жертв. Оказалось, что с CRM вполне можно договориться полюбовно.